5 ferramentas incríveis para gerenciar suas rotinas contábeis

Tempo de leitura: 6 minutos

Resumo: Entenda a importância das ferramentas de gestão para as rotinas contábeis e conheça cinco ferramentas para te ajudar!

Quem lida com a gestão contábil em empresas sabe que organização e uma rotina contábil bem sintonizada são essenciais para que os processos fluam com facilidade e não atrapalhem o andamento de seu negócio. Por isso, é muito comum encontrar nos escritórios as mesas lotadas de post its, calendários rabiscados e papéis com rascunho.

Mas considerando que o que está em jogo é o bom andamento de seus processos de trabalho, é melhor não confiar totalmente na memória e nos lembretes espalhados pelas mesas. É preciso começar a investir em algumas ferramentas de gestão e profissionalizar de verdade a administração de seu negócio.

Por isso, no post de hoje vamos falar um pouco sobre as ferramentas de gestão, do porquê adotá-las e dos benefícios que elas podem proporcionar. Ao final, vamos ainda indicar 5 opções de ferramentas para que você possa identificar quais deles podem fazer a diferença nas rotinas administrativas de seu escritório. Confira!

Por que usar as ferramentas de gestão de tarefas?

O trabalho em um escritório de contabilidade é volumoso, são muitas informações, prazos e tarefas diferentes. Sobrecarga de trabalho sobre um funcionário e o apego ao papel podem acabar custando clientes e contratos importantes, além de grande desperdício de tempo.

A adaptação a tecnológica é, portanto, um investimento que toda empresa que deseja ser moderna e competitiva precisa fazer. Os softwares, ou seja, as ferramentas de gestão que apresentaremos a seguir vão auxiliar em tarefas e rotinas como: pagamento de impostos e tributos; triagem, recepção e conferência de documentos; rotina contábil, etc.

Entre os principais ganhos para o escritório estão:

  • organização clara dos documentos e dos dados da contabilidade;
  • automatização dos processos operacionais e gerenciais;
  • visão ampla de procedimentos e tarefas;
  • sincronia da rotina de trabalho;
  • produção de relatórios de produtividade por funcionário ou setor;
  • produção de relatórios de resultados.

Continue a leitura e confira as cinco ferramentas mais indicadas para gerenciar suas rotinas contábeis!

1. Runrun.it

Gratuito por 14 dias, o Runrun.it é uma ferramenta voltada para a gestão de projetos, ele auxilia no controle de tarefas, fluxos de trabalho e trabalho em equipe. O painel que o software apresenta pode ser customizado para melhor a experiência do usuário. Através da plataforma é possível visualizar as tarefas em andamento, organizá-las por prioridade, pelo responsável pelo seu desenvolvimento e pelo seu status de andamento.

Ela é capaz de gerenciar os seguintes processos:

  • abertura de empresas;
  • triagem, recepção e conferência de documentos;
  • cálculo de honorários;
  • acompanhamento de rotinas contábeis;
  • apuração e envio de impostos.

2. Trello

O Trello é um aplicativo que organiza tarefas a serem desenvolvidas em grupo ou individualmente. O ponto forte desta ferramenta é o bom processamento que permite grupos grandes de pessoas online na plataforma sem nenhum problema.

Neste software os projetos são organizados em quadros com listas de tarefas simbolizadas por cartões. Nesses cartões é possível anexar comentários, links, documentos, imagens, prazos, alertas para monitoramento etc.

A ferramenta é gratuita, porém, só está disponível uma versão em inglês. A grande vantagem, além da gratuidade, é que o aplicativo é compatível com navegadores de internet e pode ser acessado de praticamente qualquer dispositivo.

O Trello é capaz de gerenciar os seguintes processos:

  • abertura de empresas;
  • recepção, triagem e conferência de documentos;
  • acompanhamento de rotinas contábeis;
  • apuração e envio de impostos.

3. Teamwork

Como o próprio nome sugere (teamwork = trabalho em equipe), essa ferramenta auxilia a gestão de projetos em que trabalham várias pessoas simultaneamente. Entre os recursos estão o chat e o bloco de notas integrado para facilitar a comunicação entre colegas.

Disponível em português a plataforma é gratuita para avaliação por 30 dias, e possui um ótimo custo benefício comparado à outras opção do mercado.

O Teamwork pode gerenciar os seguintes processos:

  • abertura de empresas;
  • recepção triagem e conferência de documentos;
  • acompanhamento de rotinas contábeis;
  • apuração e envio de impostos.

4. Todoist

O Todoist é uma ferramenta que apresenta funcionalidades muito próximas às demais ferramentas apresentadas. Ele oferece uma versão gratuita por 14 dias, sendo o seu diferencial a sua acessibilidade, já que a plataforma é hospedada em nuvem, podendo ser acessada de praticamente qualquer dispositivo.

Ele pode gerenciar os seguintes processos:

  • abertura de empresas;
  • recepção triagem e conferência de documentos;
  • acompanhamento de rotinas contábeis;
  • apuração e envio de impostos.

5. KabanFlow

Baseada na metodologia japonesa de produção, o KabanFlow ficou conhecido por aumentar o nível de produtividade das tarefas.

Sendo bastante flexível, a ferramenta pode gerenciar tanto atividades individuais como em equipe. Em seu sistema, as tarefas são representadas por um sistema de cartões. Esse software está disponível em duas versões uma grátis, porém limitada, e outra paga, nenhuma delas em português.

Com ele você pode gerenciar as seguintes tarefas:

  • abertura de empresas;
  • triagem, recepção e conferência de documentos;
  • cálculo de honorários;
  • acompanhamento de rotinas contábeis;
  • apuração e envio de impostos;

Google Drive e Dropbox

Outros serviços de armazenamento e trabalho em grupo que merecem menção nesse post são providos pelo Google Drive e pelo Dropbox. Com eles é possível receber e enviar documentos, notas fiscais, contratos, tudo compartilhado com a sua equipe e em nuvem, garantindo maior segurança.

O Google Drive disponibiliza até 15 GB de memória de armazenamento gratuitamente, já com o Dropbox esse espaço é de 2 GB. Ambos os serviços podem ser melhorados contratando pacotes que variam de U$1,99 a U$299 mensais e são boas opções para empresas cuja exigência e necessidade no que diz respeito às ferramentas de gestão é mais simples.

Porém, nunca é demais lembrar que investir nessas ferramentas é necessário caso a empresa queira ser mais competitiva e moderna. As ferramentas de gestão, além de economizar recursos e organizar os processos em um bom fluxo, são capazes de melhorar a produtividade e ajudar a empresa a alcançar melhores resultados!

Sua empresa anda tropeçando com as rotinas contábeis? Você acha que adotar uma ferramenta pode ser a solução para os seus problemas? Você já adotou alguma ferramenta de gestão? Conte para a gente nos comentários.

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado.