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BPO contábil: 5 razões para adotar
Entenda o que é o BPO contábil e avalie se a terceirização contábil é benéfica para o seu empreendimento.
O Business Process Outsourcing (também conhecido como BPO contábil) é uma tendência global já consolidada, que oferece uma estratégia eficaz para otimizar a gestão contábil e tributária das empresas contratantes.
Ao transferir tarefas e obrigações contábeis para especialistas externos, os negócios podem delegar a complexa burocracia e a implementação de ferramentas financeiras avançadas.
Essa terceirização estratégica visa aumentar significativamente a eficiência na área financeira, reduzir o tempo despendido em atividades operacionais e minimizar a probabilidade de erros que impactem a saúde financeira da organização. Continue a leitura para saber mais sobre o processo!
Entenda como o BPO Contábil pode transformar a rotina do seu negócio, aumentar a eficiência e garantir mais controle sobre os números. Dê o play e fortaleça sua tomada de decisão!
O que é o BPO contábil?
O BPO (do inglês Business Process Outsourcing) contábil é um serviço de terceirização de processos contábeis e financeiros de uma empresa. Desse modo, a contratante passa essas atividades para uma equipe externa especializada.
Há várias razões pelas quais uma empresa pode optar por esse modelo. Uma delas é a possibilidade de que a contratante possa concentrar seus esforços em suas atividades principais de negócios — e deixar esse trabalho contábil para profissionais especializados.
Além disso, muitas vezes uma empresa pode estar passando por um processo de otimização da sua equipe contábil. Enquanto os trabalhadores que já estão lá ainda não têm o conhecimento técnico desejado pelos gestores, eles podem contar com parceiros externos com habilidades mais avançadas.
Como funciona o BPO contábil?
O processo de contratação de um serviço desse tipo pode ser resumido da seguinte maneira:
- implementação de uma parceria. Uma empresa que precisa deste serviço procura uma equipe externa especializada, que conte com contadores com um grande conhecimento técnico;
- prestação de serviços. O provedor terceirizado do BPO contábil assume atividades relacionadas à contabilidade da contratante, como a gestão da folha de pagamento, cumprimento das obrigações fiscais, gerenciamento de contas a pagar e receber, produção de relatórios financeiros, entre outros;
uso de tecnologia. Com a modernização do trabalho contábil e a consequente especialização de profissionais, muitas empresas terceirizadas de BPO contábil otimizam os serviços fiscais da contratante por meio de tecnologias como softwares de gestão, automação de tarefas e uso de inteligência artificial para otimizar processos. Essa, inclusive, é uma das principais vantagens da contratação do serviço, como veremos com mais detalhes adiante no texto.
Quais são as atividades envolvidas no BPO contábil?
A terceirização dos serviços contábeis, proporcionada pelo modelo BPO, oferece um leque abrangente de possibilidades, uma vez que permite a transferência de diversas operações financeiras.
O escritório contábil contratado desempenha um papel fundamental nesse processo, já que são os profissionais que trabalham nele que vão identificar as necessidades específicas da organização e implementar práticas que garantam a conformidade com as exigências estratégicas e legais.
Mas quais são, exatamente, as atividades prestadas por um serviço de BPO contábil? Confira o que pode ser feito pelos profissionais externos:
- elaboração de fluxo de caixa — serviço que proporciona acompanhamento das entradas e saídas de recursos financeiros;
- serviços de conciliação bancária — atividade que garante a precisão das informações financeiras, comparando os registros internos com os extratos bancários.
- gerenciamento e registro das contas a pagar e a receber — com isso, a contratante otimiza o controle das obrigações e receitas da empresa;
- análise de crédito — esse serviço proporciona uma avaliação precisa dos riscos de inadimplência de clientes e fornecedores.
- lançamento de documentos fiscais — com isso, a contratante garante o cumprimento das obrigações tributárias. Vale lembrar que um comportamento negligente em relação a essas normas pode acarretar multas, sanções, penalidades e problemas para a reputação da instituição;
- gerenciamento de indicadores financeiros — uma boa equipe de BPO contábil consegue analisar indicadores e fornecer informações relevantes para a tomada de decisões estratégicas.
- serviços de controladoria financeira — esse serviço apoia a gestão na definição de metas e no controle do desempenho financeiro. O objetivo da controladoria é garantir a saúde financeira da empresa, além de garantir o cumprimento das normas fiscais e contábeis aplicáveis ao negócio.
No exemplo específico da controladoria, os contadores terceirizados desempenham um papel estratégico, auxiliando nas decisões empresariais por meio do planejamento financeiro e do alinhamento com os objetivos da organização.
Outra possibilidade é a elaboração de orçamentos empresariais, em que os especialistas analisam oportunidades de investimento e definem a alocação de recursos para cada área da empresa.
Além disso, o BPO financeiro também abrange a fiscalização e revisão de processos internos, visando a redução de problemas de gestão financeira e custos trabalhistas.
Quais são as vantagens desse serviço?
Chegou o momento de conhecer os principais motivos pelos quais você deve considerar a contratação desse serviço. Confira!
1. Foco no negócio principal
Ao terceirizar os processos contábeis através do BPO, a empresa ganha a liberdade de direcionar seus recursos financeiros, humanos e tecnológicos para o seu core business, ou seja, às suas atividades-fim.
Os líderes e colaboradores passarão a concentrar esforços e investimentos em atividades que geram receita diretamente, como o desenvolvimento de novos produtos ou serviços, a expansão das vendas, o aprimoramento do atendimento ao cliente e a busca por soluções inovadoras.
Como a equipe interna será poupada de todas ou ao menos a maioria das tarefas contábeis, esses trabalhadores se dedicarão integralmente às estratégias de crescimento e à manutenção da competitividade no mercado.
Essa concentração no core business não apenas aumenta a eficiência operacional nas áreas centrais da empresa, mas também permite uma alocação mais estratégica do capital e do tempo da liderança, potencializando o desenvolvimento e a sustentabilidade do negócio a longo prazo.
2. Acesso à tecnologia avançada
Para que o BPO Contábil seja eficaz, os parceiros externos provavelmente utilizarão tecnologias avançadas para otimizar o serviço — tanto em termos de tempo como em precisão das atividades executadas.
Além disso, a integração com os sistemas tecnológicos que o cliente já utiliza internamente é fundamental. Diferente dos serviços de contabilidade tradicional, em que os documentos são enviados fisicamente para um escritório, o BPO Contábil se destaca pela agilidade e eficiência, características impulsionadas justamente pela tecnologia.
Com o suporte de profissionais altamente qualificados e experientes em finanças, as empresas que adotam o BPO contábil ganham a liberdade de concentrar seus recursos e seus colaboradores no desenvolvimento de atividades mais estratégicas e diretamente ligadas ao seu core business.
Essa realocação de esforços, proporcionada pelo BPO contábil, permite impulsionar a inovação, fortalecer a competitividade no mercado e alcançar um crescimento mais sustentável. A expertise externa traz consigo as melhores práticas e tecnologias, proporcionando uma gestão financeira mais precisa e focada.
3. Redução das chances de multas
Empresas especializadas em BPO contábil mantêm uma vigilância constante sobre as dinâmicas e atualizações das legislações fiscais e contábeis.
Essa expertise garante que as empresas que contratam esses serviços operem em plena conformidade com as normas vigentes, mitigando significativamente os riscos de penalidades, multas e outras sanções decorrentes de não cumprimento das leis.
Ao delegar essa responsabilidade a especialistas, as organizações asseguram uma gestão contábil e fiscal precisa e alinhada com as últimas exigências legais.
4. Diminuição de erros contábeis
As multas e penalidades causadas por inconsistências contábeis não são causadas apenas por um comportamento integralmente desonesto, como no caso das fraudes — também podem ser geradas por erros gerados pelo pouco conhecimento técnico dos profissionais que executaram a tarefa.
As empresas de BPO contábil oferecem expertise focada na gestão de processos contábeis e financeiros. Ao contratar esses serviços, os clientes acessam uma equipe de especialistas constantemente atualizada sobre as melhores práticas do mercado e as mais recentes regulamentações, garantindo um serviço de alta qualidade e conformidade.
O BPO contábil ainda impulsiona a eficiência e a agilidade nos processos financeiros, por meio da automação de tarefas e da padronização de atividades. Essa otimização resulta em uma execução mais rápida e precisa, contribuindo significativamente também para a redução de erros e a eliminação de retrabalhos.
5. Custos mais precisos
A terceirização da contabilidade, por meio do BPO, representa uma otimização significativa do modo como uma empresa gasta o próprio dinheiro. Manter uma equipe contábil interna envolve despesas com salários, encargos, treinamentos, infraestrutura e softwares, o que pode ser oneroso, principalmente para pequenas e médias empresas.
Nesse sentido, o BPO contábil oferece uma estrutura de custos mais flexível, onde a empresa paga apenas pelos serviços efetivamente utilizados. Isso resulta em uma redução considerável nos gastos operacionais da área financeira.
Como escolher o serviço de BPO contábil ideal?
Ao selecionar um serviço de BPO contábil, é importante realizar uma análise criteriosa de diversos fatores para garantir uma parceria estratégica e eficaz. Inicialmente, avalie a experiência e a reputação da empresa de BPO no mercado.
Verifique seu histórico de clientes, casos de sucesso e há quanto tempo atuam no setor. Empresas com um histórico sólido tendem a possuir o conhecimento e os processos bem definidos para atender às suas necessidades.
Em seguida, estude as demandas específicas do seu negócio. Considere o porte da sua empresa, o setor de atuação, a complexidade das suas operações financeiras e contábeis, e as suas necessidades de relatórios e informações gerenciais.
Nem todas as empresas de BPO contábil atendem a todos os tipos de negócios, portanto, certifique-se de que o provedor escolhido possui expertise no seu segmento e pode oferecer soluções personalizadas.
A adequação do sistema e da tecnologia utilizada pela empresa de BPO é outro ponto fundamental. Verifique se eles utilizam softwares contábeis modernos, integrados e seguros, que possam se comunicar eficientemente com os seus sistemas internos, caso existam.
Além desses pontos, considere a qualidade da equipe profissional que irá atender a sua empresa. Certifique-se de que possuem contadores qualificados, experientes e atualizados com a legislação vigente.
Por fim, avalie a estrutura de custos e a transparência da precificação dos serviços oferecidos. Solicite uma proposta detalhada que especifique os serviços incluídos, os valores cobrados e eventuais custos adicionais.
Compare diferentes fornecedores, mas lembre-se que o preço não deve ser o único fator determinante; a qualidade e a adequação dos serviços às suas necessidades são primordiais para garantir a conformidade e a saúde financeira da sua empresa.
Como vimos no texto, o BPO contábil envolve a terceirização de alguns ou a maioria das atividades fiscais do seu negócio. Para desfrutar dele, é imprescindível contar com equipes externas com conhecimento técnico e experiências comprovadas, de modo a trabalhar com profissionais que acompanham as mudanças na legislação e garantem que a empresa esteja sempre em conformidade.
Caso você queira contar com uma assessoria contábil formada por profissionais experientes na prestação de serviços contábeis, clique no botão do WhatsApp e entre em contato conosco!
