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Contabilidade Online: Como escolher a melhor para minha empresa?
O que é contabilidade online? Quais são as vantagens? O que avaliar na hora de contratar? Descubra tudo aqui!
A Contabilidade Online traz o serviço tradicional de contabilidade para o digital e isso ainda gera muitas dúvidas em quem precisa contratar um serviço contábil.
Se este é o seu caso, neste artigo nós explicamos o que é a contabilidade online, quais são as diferenças entre ela e a contabilidade convencional, suas vantagens e ainda damos dicas importantes para você tomar uma boa decisão na hora de contratar.
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Como funciona a contabilidade online?
A contabilidade online realiza o gerenciamento contábil de uma empresa da mesma maneira que um escritório de contabilidade tradicional, com a diferença de que tudo é feito por meio de uma plataforma digital.
Dessa forma, ao invés de ir até o escritório físico, tudo é feito pela internet, desde o envio de documentos até a confecção das declarações.
A empresa de contabilidade online contratada irá fornecer o acesso a uma plataforma, onde é possível fazer o envio de todos os documentos e informações necessários para que os contadores realizem o seu trabalho.
As guias de pagamento, declarações e outros documentos gerados pela contabilidade também são enviados por esse sistema.
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Quais as vantagens de contratar uma contabilidade online?
A principal vantagem da contratação de uma empresa de contabilidade online é a praticidade. É possível acompanhar tudo o que acontece na gestão contábil da empresa em tempo real, sem deslocamentos.
Além disso, a plataforma virtual centraliza todas as informações, o que facilita o trabalho dos contadores, já que os processos contábeis da empresa ficam muito organizados.
Quem trabalha na área de gestão sabe o quanto a organização das informações impacta no processo de tomada de decisão, economiza tempo e aumenta a produtividade nas atividades do dia a dia.
Outro fator relevante é com relação a segurança das informações. Em geral, as empresas que fornecem o serviço de contabilidade online costumam investir muito em sistemas de proteção de dados. Os documentos e informações ficam armazenados em nuvem, evitando que percam dados importantes do negócio.
Outro ponto positivo é com relação ao suporte. Você pode entrar em contato com contadores especialistas a qualquer momento do dia para tirar suas dúvidas e receber orientações.
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A contabilidade online tem a mesma validade da tradicional?
Tanto a contabilidade tradicional quanto as online, quando bem executadas, vão garantir que as obrigações contábeis da empresa sejam cumpridas. A principal diferença entre as duas é que uma funciona em um escritório físico e a outra por meio de uma plataforma virtual.
Dessa forma, podemos afirmar que a contabilidade online, além de aumentar a praticidade, promove maior independência para a empresa.
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Como escolher a melhor contabilidade online para sua empresa?
Ao decidir pela contratação de uma contabilidade online, é importante ter cuidado ao selecionar uma empresa experiente e que atenda as demandas do seu negócio com agilidade e eficiência.
Para isso, algumas dicas podem ajudar:
Faça um levantamento das opções disponíveis
O primeiro passo é buscar as empresas que oferecem essa modalidade de contabilidade. Nessa etapa, é muito importante avaliar se as empresas atendem seu tipo de negócio, ou seja, se oferecem atendimento para o seu regime tributário, natureza jurídica e mercado de atuação.
Isso porque, existem empresas de contabilidade que trabalham com tipos de empresas ou segmentos de mercado específicos.
Facilidade de acesso às informações
Na etapa de pesquisa, busque conhecer como funcionam todos os processos da empresa, avaliando especialmente, se há facilidade no acesso às informações.
Ou seja, busque saber como funciona a plataforma do serviço, se ela apresenta uma boa usabilidade, se é fácil de encontrar as ferramentas e informações que você precisa, etc.
É muito importante que a empresa de contabilidade online demonstre clareza nos processos e tenha uma comunicação clara.
Confiabilidade da marca
É muito interessante que você procure conhecer o histórico da empresa, a fim de saber se ela é confiável. Para isso, você pode buscar por avaliações na internet, comentários sobre a empresa no Google ou Redes Sociais, etc.
Outra sugestão eficiente é conversar com clientes atendidos. Caso você não conheça nenhum, pergunte à empresa quais clientes ela já atendeu e entre em contato com eles.
Suporte e segurança
O suporte é de suma importância para que sempre que houver necessidade, a empresa consiga tirar suas dúvidas, receber orientações e não tenha a rotina contábil prejudicada.
Você pode avaliar isso questionando a empresa sobre o serviço de suporte e verificando quais são os canais de atendimento existentes para isso.
Com relação à segurança, ela é primordial para garantir o correto armazenamento das informações e a segurança de todos os dados e documentos da empresa. Portanto, busque saber se o sistema da empresa é seguro, qual o provedor de nuvem utilizado, qual a periodicidade dos backups e outras informações nesse sentido.
Orçamento
Por fim, e não menos importante, é necessário avaliar quais são os valores cobrados pelos serviços prestados, fazer a comparação de preços entre as empresas levantadas e analisar qual oferece o melhor custo-benefício para o seu negócio.
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