Por que é importante monitorar as notas fiscais?

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Quando o assunto é notas fiscais, muitas pessoas imediatamente pensam em burocracia. Entretanto, acompanhar cada Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) emitida contra o seu CNPJ é fundamental para manter a saúde do seu negócio. Neste artigo, vamos entender por que isso é importante, como consultar suas notas e evitar problemas com o Fisco, tudo de uma forma simples e fácil de entender.

 

 

Evite fraudes e durma tranquilo

 

Receber uma notificação de que seu CNPJ foi utilizado em uma operação suspeita é uma experiência bastante desagradável. Se você não monitorar as notas fiscais emitidas contra a sua empresa, pode acabar descobrindo tarde demais que alguém usou seus dados para cometer fraudes. Esse tipo de situação pode gerar dores de cabeça enormes, tanto com a Receita Federal quanto com outros órgãos de fiscalização.

O acompanhamento das notas emitidas contra o seu CNPJ é a principal forma de identificar qualquer emissão estranha logo que acontece. Isso permite que você tome providências imediatas, evitando problemas de reputação e multas pesadas. Portanto, fique atento e monitore suas notas!

 

Corrija erros antes que virem um problema maior

 

Todos sabemos que erros acontecem. Quem nunca digitou um número errado ou esqueceu de colocar uma informação importante ao emitir uma nota fiscal? O problema é que, se você não acompanhar as NF-es emitidas, esses pequenos erros podem se acumular e gerar grandes problemas no futuro.

Por exemplo, se houver divergências nos dados ou códigos fiscais, você pode acabar pagando mais impostos do que deveria ou, em alguns casos, ter que corrigir a situação depois. Isso pode ser um trabalho extra e, além disso, pode chamar a atenção do Fisco de maneira negativa. Por isso, é essencial ter um sistema ou um processo de consulta regular para detectar e corrigir esses deslizes rapidamente.

 

Leia também: Como regularizar um CNPJ inapto?

 

Mantenha tudo em ordem com o fisco

 

Quem trabalha com contabilidade sabe que a Receita Federal é rigorosa em relação a prazos e acertos de tributos. Manter sua documentação e notas fiscais em ordem é a melhor maneira de evitar problemas com o Leão. Monitorar suas notas garante que a apuração de tributos seja feita corretamente, evitando multas e penalidades que podem afetar a saúde financeira do seu negócio.

É importante lembrar que a Receita Federal cruza dados o tempo todo. Isso significa que qualquer divergência entre o que você declara e o que está registrado nas notas fiscais pode aparecer facilmente. Portanto, mantenha suas notas em ordem!

Como consultar as notas fiscais?

 

Existem duas maneiras principais de consultar suas notas fiscais: manualmente ou por meio de software especializado.

1. Consulta manual pelo portal da NF-e

Se você tem um volume pequeno de notas ou precisa consultar uma nota específica, pode fazer isso manualmente. O passo a passo é simples:

• Acesse o Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica.
• Clique em “Consultar NF-e”.
• Insira a chave de acesso de 44 dígitos da nota.
• Resolva o captcha e clique em “Continuar”.

Esse método é bom para consultas esporádicas, mas pode ser inviável para grandes volumes de notas, já que você precisaria ter todas as chaves de acesso e consultá-las uma por uma.

2. Consulta automatizada via software especializado

Para quem deseja economizar tempo e ganhar eficiência, a melhor opção é utilizar um software especializado. Esses sistemas se conectam à Secretaria da Fazenda (Sefaz) e monitoram em tempo real todas as notas fiscais emitidas contra o seu CNPJ. As vantagens incluem:

• Monitoramento em tempo real das notas.
• Armazenamento seguro dos arquivos XML, seguindo a legislação.
• Facilidade para confirmar ou contestar operações.
• Centralização do gerenciamento de notas, simplificando a rotina contábil.

Como funciona? Você integra o software ao seu sistema utilizando o certificado digital da empresa. O sistema captura automaticamente todas as notas e você recebe notificações, podendo gerenciá-las em um só lugar.

Acompanhe o vídeo para entender mais sobre como consultar as NF-e:

 

Dicas para evitar problemas fiscais

 

Para evitar problemas com o Fisco, aqui vão algumas dicas importantes:

1. Guarde os XMLs: É obrigatório guardar o arquivo XML das notas por pelo menos 5 anos. Se a Receita Federal pedir, você deve apresentar a nota. A falta desse documento pode resultar em multas.
2. Manifeste-se sobre as notas: Sempre que receber uma NF-e nova, confirme se a operação é legítima. Se desconfiar de algo, declare que não reconhece a operação. Isso serve como prova caso alguém tenha emitido uma nota indevida usando seu CNPJ.
3. Mantenha seu cadastro atualizado: É importante manter seu cadastro na Sefaz sempre em dia. Se mudar de endereço, telefone ou qualquer outra informação, avise. Isso ajuda a evitar emissões indevidas e facilita a comunicação com o Fisco.

 

Quer ver na prática?

 

Se você aprende melhor vendo, há muitos vídeos na internet que ensinam a consultar notas fiscais. Vale a pena assistir para entender cada etapa, desde a busca no Portal da NF-e até a manifestação no sistema especializado. Essa prática é simples e traz um grande alívio saber que tudo está sob controle, especialmente em relação aos tributos e fraudes.

 

Vale a pena investir em software?

 

Muita gente acha que investir em um software de automação de notas fiscais é desnecessário. No entanto, o tempo que você gasta consultando manualmente cada nota e conferindo dados pode ser melhor utilizado em atividades estratégicas para a empresa. Ao optar pela automação, você ganha eficiência, reduz erros e pode monitorar tudo em tempo real. Assim, esse investimento se paga rapidamente, evitando gastos com multas e retrabalho.

Pesquise as opções disponíveis no mercado, verifique o melhor custo-benefício e analise as necessidades do seu negócio. A automação facilita a vida de quem lida com notas fiscais.

 

Conheça a CLM Controller Contabilidade

 

Agora que você já entendeu a importância de monitorar as notas fiscais, saiba que isso é apenas um passo para evitar dores de cabeça e manter seu negócio saudável. Se você busca tranquilidade total na contabilidade e nas questões fiscais, conte com quem entende do assunto.

A CLM Controller Contabilidade pode ajudar não só a consultar e armazenar suas NF-es, mas também a organizar todos os processos contábeis da sua empresa. Se deseja saber mais sobre nossos serviços e como podemos otimizar sua rotina fiscal, entre em contato e descubra como simplificar a gestão das suas notas e outros processos contábeis!

Ao manter suas notas em dia e utilizar as ferramentas certas, você garante mais segurança e tranquilidade para o seu negócio.