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Já diz o ditado “tempo é dinheiro” e, portanto, ele precisa ser bem investido. Se você fica até mais tarde no trabalho, evita eventos com a família e amigos e vive constantemente estressado, você não está fazendo um bom investimento do seu tempo.
O tempo é um investimento que depois de gasto, não pode ser reembolsado e, portanto, é preciso fazer bom uso. Além de evitar distrações e procrastinação, é preciso saber administrá-lo da maneira correta.
Para ajudá-lo, listamos três dicas simples para otimizar o seu tempo para você aplica-las hoje mesmo.
# 1 – Delegando
Liste todas as tarefas e verifique quais realmente são de sua competência. Na sequência, coloque na frente o nome das pessoas que seriam capazes de executá-las caso você não estivesse presente. Se a tarefa for muito complexa, poderá dividi-la em tarefas menores e distribui-las pela sua equipe. Você irá se surpreender com a quantidade de tarefas que, talvez por perfeccionismo ou companheirismo, acabamos acumulando.
Delegar tarefas é atividade recorrente que precisa ser incorporada no seu dia-a-dia não apenas quando a caixa de entrada de seu email está lotada ou tem uma pilha de documentos para analisar. Ele precisa ser feita diariamente, mesmo quando não se tem muitas tarefas, pois isto te dá mais tempo para realizar as duas próximas dicas.
# 2 – Automatizando
Uma rápida pesquisa na internet é o suficiente para visualizar uma infinidade de ferramentas capazes de realizar tarefas que normalmente são feitas por nós, por exemplo, agendar reuniões, enviar relatórios.
Caso sua empresa conte com uma equipe de TI, anote as tarefas que realiza periodicamente e peça sugestões de como torna-las mais ágeis através de softwares ou aplicações adicionais aos programas já existentes.
É possível também automatizar tarefas dos funcionários através de equipamentos que executam tarefas e, com os atuais avanços tecnológicos, produzem dados de sua produção instantaneamente e até mesmo remotamente, poupando tempo com constantes supervisões e elaboração de relatórios.
# 3 – Priorizando
Ao criar ou receber uma tarefa, pense se é possível delega-la ou automatiza-la. Caso nenhuma das opções esteja disponível, realize as tarefas levando em consideração sua urgência e prioridade.
Urgentes são todas as tarefas que precisam ser realizadas em tempo mínimo ou não precisarão mais ser realizadas como, por exemplo, enviar uma proposta para o cliente até determinada data.
Verificada as urgências, comece a lista-las de acordo com as prioridades, independente de seu grau de urgência. Lembre-se, nem tudo que é urgente é prioridade.
Depois de realizadas as definições, comece realizando as tarefas urgentes e prioritárias e, na sequência, as urgentes de menor prioridade. Ao final, restarão apenas as tarefas com prazos mais longos e prioridades menores.
Aproveite o tempo extra ganho com estas dicas para visitar o nosso site e descobrir como nossas soluções podem otimizar ainda mais o seu tempo e seu dinheiro.
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