Melhores ferramentas de controle de tarefas para empresas de TI

Tempo de leitura: 6 minutos

Se você trabalha na área de TI, sabe que as atividades são contínuas e os projetos, constantes. Sem um monitoramento adequado, é normal perder os compromissos de vista — situação que gera atrasos. O que fazer para evitar esse cenário? O ideal é trabalhar com ferramentas de controle de tarefas.

Existem diferentes opções no mercado, mas o ideal é escolher aquelas que se ajustem melhor à sua rotina. Desse modo, você consegue acompanhar as diferentes etapas de um mesmo projeto, qualquer que seja a metodologia empregada. Você verá, inclusive, que existem aplicativos ideais para quem trabalha com Scrum, o método ágil de gerenciar projetos.

Então, que tal conhecer as diferentes alternativas existentes? Confira a partir de agora!

1. Trello

Quando falamos em acompanhamento de tarefas, é impossível esquecer o Trello. Embasado na metodologia Kanban, esse aplicativo divide o projeto em atividades menores, que são gerenciadas com mais facilidade.

Para isso, você cria cartões (cards) e quadros (boards). Cada unidade do primeiro representa uma atividade e está inserido em um ou mais quadros. Conforme o andamento do projeto, você altera o cartão pelas colunas criadas, a fim de indicar seu status.

Por exemplo: imagine que determinado projeto tenha um processo de avaliação de sistemas legados como uma de suas etapas. Nesse caso, você cria um board para o projeto e as colunas referentes a cada etapa: a fazer, fazendo e finalizado — ajuste conforme achar necessário.

Dentro de cada coluna, você insere quantos cards preferir e um deles é a avaliação de sistemas legados. Assim que o procedimento iniciar, envia para “fazendo” e depois para “finalizado”.

A vantagem dessa ferramenta é ser bastante intuitiva e fácil de manusear. Além disso, há visualização dos fluxos de trabalho, que permitem identificar se alguma etapa está parada por bastante tempo. Nessa situação, basta pesquisar qual é o gargalo existente.

O Trello ainda possibilita anexar arquivos, inserir comentários, adicionar pessoas, colocar etiquetas de identificação e fazer muito mais.

2. Asana

Quer uma ferramenta que permita gerenciar as atividades em grupo? O Asana é perfeito para isso! O app oferece vários recursos práticos, como calendário com visão dos participantes e suas funções, chat, fórum de discussão e lista de atividades.

Uma das opções mais eficientes é a possibilidade de visualizar o que cada membro da equipe faz no momento para, então, determinar as próximas etapas. A comunicação também é facilitada, porque o chat é um canal rápido e direto.

De quebra, você ainda tem a chance de visualizar gráficos com a evolução do trabalho de cada equipe. Assim, identifica a produtividade dos colaboradores e consegue mensurar o nível de trabalho de cada um deles.

3. Nirvana

Essa ferramenta utiliza a metodologia Getting Things Done (GTD) para controlar as tarefas da equipe. Esse método foi criado por David Allen com o objetivo de tirar as informações da mente e colocá-las no papel para focar o que é realmente importante.

Ao livrar sua mente dos pensamentos desnecessários, é capaz de colocar em prática os 5 estágios de produtividade:

  • coletar: deixar tudo à disposição no papel ou em uma caixa de entrada;
  • processar: representa dar significados, determinar prazos e avaliar quais são as prioridades;
  • organizar: é a arrumação dos itens processados por projeto e setor;
  • executar: é o processo de iniciar pelas atividades menores e se concentrar em uma de cada vez;
  • revisar: consiste em verificar se tudo funciona conforme os objetivos.

Com o Nirvana, você consegue visualizar todos os seus compromissos e decide aqueles que são prioritários. A consequência é uma gestão melhor da equipe de TI e o alcance de melhores resultados.

4. Slack

Apesar de ser uma ferramenta de comunicação, o Slack tem como finalidade substituir o e-mail para facilitar as conversas rápidas. Assim, ações de menor impacto no projeto são agilizadas e os profissionais têm uma interação maior entre si.

Qual a vantagem para uma equipe de TI? Dividir os profissionais de acordo com a equipe da qual fazem parte para que eles sejam capazes de discutir estratégias, compartilhar experiências e solicitar auxílio quando necessário.

Desse modo, o Slack se torna uma ferramenta de controle de tarefas, já que cada membro da equipe consegue dizer o que fez e o que precisa ser realizado na próxima etapa. Isso evita falhas de comunicação, que normalmente geram atrasos e prejudicam a satisfação do consumidor final.

5. Runrun.it

Essa plataforma criada por brasileiros é uma das melhores para gerir processos, atividades e recursos. O Runrun.it é um gerenciador de tarefas que emite relatórios sobre prazos e custos dos projetos, assim como a performance de cada membro da equipe.

Com essa ferramenta de controle de tarefas, torna-se muito mais fácil comprovar a importância do trabalho realizado pela TI e o retorno sobre o investimento (ROI) obtido. Isso porque a plataforma apresenta o custo por projeto, além do valor da hora de cada colaborador.

Com os relatórios gerados, você também identifica os gargalos existentes, as tarefas que tomam mais tempo e as atividades que precisam ser entregues por pessoa a cada período. O resultado é o monitoramento do andamento das atividades, com possibilidade de ultrapassar os obstáculos existentes com mais facilidade.

6. Quire

Já pensou em utilizar uma ferramenta que apresenta os detalhes das atividades em uma coluna lateral? É isso que o Quire faz. Cada tarefa está em uma linha e, ao clicar sobre ela, são apresentadas as principais informações.

Essa facilidade de visualização é uma das marcas registradas desse app, que apresenta aparência dinâmica e moderna. Bastante versátil, a solução apresenta dois setores diferentes, que simplificam a gestão das atividades.

Entre os recursos disponíveis estão:

  • marcação dos itens finalizados para excluí-los da lista;
  • inserção de anexos;
  • adição de agendas;
  • upload de trabalhos prontos;
  • uso de tags para definir atividades e mais.

7. Wunderlist

Ideal para equipes de TI e também para especialistas que desejam gerenciar suas atividades pessoais e profissionais, o Wunderlist oferece alertas frequentes sobre tarefas em andamento e permite sua organização de acordo com o nível de prioridade.

As tarefas mais importantes podem ser destacadas para evitar que você esqueça de executá-las. Para uma equipe com diferentes profissionais, o benefício é oferecer ao gestor uma visão mais ampla do que precisa ser realizado a cada etapa para verificar os resultados atingidos.

Como você pôde perceber, as ferramentas de controle de tarefas são variadas e têm recursos diferenciados. Algumas são mais profissionais, outras mais comuns. De todo modo, elas apresentam vantagens, que facilitam a rotina operacional e ajudam a equipe a alcançar os objetivos traçados.

E você, já pensou em como essas ferramentas contribuem para os resultados alcançados? Compartilhe este conteúdo nas suas redes sociais e ajude outras equipes de TI a escolherem os aplicativos mais adequados e a contabilidade especializada em empresas de TI.

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