Multas para empresas do Simples Nacional: principais penalidades e como evitá-las

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Empresas optantes pelo Simples Nacional aproveitam um regime tributário simplificado, mas isso não as isenta de cumprir diversas obrigações legais. O descumprimento de prazos fiscais, trabalhistas ou regulamentares pode resultar em multas pesadas e outros prejuízos.

Neste artigo, vamos listar as principais multas aplicadas a micro e pequenas empresas do Simples Nacional – com exemplos práticos em comércio, serviços e indústria – e dar dicas de como evitá-las no dia a dia. Tudo em uma linguagem simples, sem juridiquês, para você entender as penalidades e manter sua empresa longe de problemas.

Multas Tributárias no Simples Nacional (Impostos e Declarações)

Manter as obrigações tributárias em dia é fundamental. As multas na esfera fiscal estão entre as mais comuns para empresas do Simples. Confira as penalidades principais relacionadas a atraso de impostos e declarações:

1. Atraso no pagamento do DAS (imposto mensal do Simples): se a empresa perde o prazo de pagamento do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS), é cobrada uma multa de mora de 0,33% ao dia sobre o valor devido, limitada a 20%, mais juros (taxa Selic, ~0,04% ao dia). Em um caso prático, imagine uma loja de comércio que deixou de pagar um DAS de R$ 100,00 e está 30 dias em atraso – ela enfrentará cerca de R$ 9,90 de multa e R$ 1,29 de juros nesse período.
   Essa multa diária continua até atingir o teto de 20% do imposto, encarecendo rapidamente a dívida.
2. Entrega fora do prazo das declarações (PGDAS-D e DEFIS): além de pagar os tributos, a empresa do Simples deve entregar declarações periódicas. A declaração mensal do Simples (PGDAS-D) informando o faturamento de cada mês, se entregue atrasada, gera multa de 2% ao mês sobre os impostos declarados, limitada a 20%, com valor mínimo de R$ 50,00 por mês de atraso.
   Ou seja, se um escritório de serviços atrasar em um mês a transmissão do PGDAS-D, pagará pelo menos R$ 50 de multa por esse mês de referência. Já a declaração anual de informações socioeconômicas e fiscais (DEFIS, antiga DASN) possui multa de 2% ao mês sobre o tributo informado em atraso, limitada a 20%, com multa mínima de R$ 200,00 caso seja entregue fora do prazo.
   Além disso, entregar declarações com dados incorretos ou omitidos também pode render penalidades adicionais de R$ 20,00 (PGDAS-D) ou R$ 100,00 (DEFIS) para cada grupo de 10 informações incorretas. A boa notícia é que essas multas podem ser reduzidas se a empresa regularizar a obrigação antes de qualquer procedimento fiscal: por exemplo, a multa cai pela metade se a declaração for enviada espontaneamente, antes de notificação do fisco. Dica: mantenha um calendário dos prazos mensais (PGDAS até dia 20 do mês seguinte) e anual (DEFIS até 31 de março) para não perder nenhuma data.
3. Não comunicar exclusão do Simples quando obrigatória: certas situações (excesso de faturamento, atividades não permitidas, inadimplência etc.) obrigam a empresa a sair do Simples Nacional. Se a empresa se enquadrar em motivo de exclusão e não informar a Receita Federal dentro do prazo, pode sofrer uma multa equivalente a 10% do total dos tributos devidos no mês anterior ao início da exclusão, não inferior a R$ 200,00. Importante: essa penalidade não tem redução – mesmo que a empresa regularize depois, a multa pelo descumprimento da comunicação será de pelo menos R$ 200.
   Em resumo, fique atento: se sua empresa ultrapassou o limite de receita anual ou mudou de atividade tornando-se inapta ao Simples, comunique a exclusão no Portal do Simples dentro do prazo legal, ou essa omissão custará caro.

Multa por Não Emitir Nota Fiscal

A emissão de nota fiscal é obrigatória para praticamente todas as vendas de produtos ou serviços realizadas por empresas do Simples Nacional. Deixar de emitir nota fiscal, além de caracterizar sonegação, gera multas elevadas e pode trazer problemas como apreensão de mercadorias e até impedimento de deduzir despesas fiscais. As penalidades variam conforme a legislação de cada estado ou município, mas em geral a multa por não emitir NF pode variar entre 10% e 100% do valor da operação não documentada.

Por exemplo, imagine uma pequena loja de roupas (comércio) que efetua vendas sem nota fiscal. Se for fiscalizada, a empresa pode receber uma multa de até 100% do valor dessas vendas não registradas – um prejuízo enorme que pode até inviabilizar o negócio. Mesmo nas faixas menores, é comum uma multa mínima de 10% do valor omitido por cada nota não emitida, o que já compromete a margem de lucro da operação.

Além disso, tanto o vendedor quanto o comprador podem ser punidos quando há circulação de mercadoria sem nota. Por exemplo, se um fornecedor deixa de emitir NF de uma venda para sua empresa, o fisco pode multar o fornecedor em 50% do valor da operação e também autuar a sua empresa (compradora) em 35% sobre o valor da compra por ter recebido produtos sem nota. Ou seja, todos os envolvidos na cadeia correm riscos ao transacionar sem documento fiscal. No âmbito de serviços, a lógica é similar: uma empresa de prestação de serviços que não emite as Notas Fiscais de Serviço (NFS-e) de seus atendimentos pode ser multada pelo município com base no valor das notas omitidas, além de ter problemas na fiscalização do ISS.

Dica: a melhor forma de evitar essas multas é emitir nota fiscal em 100% das vendas e serviços prestados, inclusive para consumidores finais. Utilize sistemas emissores de NF-e/NFS-e e guarde os arquivos XML por 5 anos, pois o fisco pode solicitar comprovação nesse período. Eduque seus clientes e fornecedores sobre a importância da nota fiscal – ela garante direitos e mantém sua empresa dentro da lei. Lembre-se: nota fiscal em ordem evita dores de cabeça futuras e protege tanto o empreendedor quanto o consumidor.

Multas Trabalhistas e do eSocial (Obrigações Legais com Empregados)

Cumprir a legislação trabalhista é tão importante quanto estar em dia com os impostos. Empresas do Simples Nacional, independentemente do porte reduzido, precisam seguir as regras da CLT, do eSocial e demais normas relativas a funcionários, sob pena de multas significativas. A seguir, listamos as principais multas trabalhistas que podem afetar micro e pequenas empresas – muitas já adaptadas ao sistema unificado do eSocial:

• Não registrar o empregado (falta de carteira assinada): ter funcionários informais é infração grave. A empresa que não registra um colaborador com carteira assinada está sujeita a multa prevista no art. 47 da CLT. Para micro e pequenas empresas, a penalidade típica é cerca de R$ 800,00 por empregado não registrado. Esse valor pode aumentar em empresas maiores (multas de R$ 3.000 a R$ 6.000 em casos gerais), mas para o porte do Simples esse montante de ~R$800 já é um custo significativo por cada funcionário em situação irregular. Exemplo: uma pequena indústria com 3 operários não registrados pode receber uma autuação trabalhista de aproximadamente R$ 2.400 apenas por essa irregularidade.
• Admissão não informada no prazo (eSocial/CAGED): atualmente, a admissão de qualquer empregado deve ser informada no eSocial um dia antes do início do trabalho. Antes do eSocial, o CAGED permitia envio em até 7 dias, mas agora o prazo é bem mais curto. Se a empresa descumprir esse prazo, incorre nas mesmas penalidades do item anterior (art. 47 da CLT). Ou seja, além da multa fixa por funcionário (R$ 800,00 no caso de micro/pequena), podem ser aplicadas multas adicionais entre R$ 3.000 e R$ 6.000 nos casos mais graves ou reincidentes. Em resumo, não atrase o registro e comunicação de novas contratações – providencie toda documentação e envie os dados ao eSocial antes do empregado começar suas atividades.
• Falta de depósito do FGTS ou atrasos no FGTS: o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço é uma obrigação mensal. A empresa que não recolhe o FGTS dos funcionários até o dia 7 de cada mês ou atrasa depósitos pode ser autuada. As multas previstas vão de R$ 10,64 a R$ 106,41 por empregado afetado, dependendo do tempo de atraso e do tamanho da empresa, e em caso de reincidência os valores dobram. Além da multa administrativa, o empregador terá que pagar todos os valores em atraso com juros e correção, e fica exposto a ações na Justiça do Trabalho por parte dos empregados lesados. Ou seja, manter o FGTS em dia evita multa e também protege a empresa de problemas legais maiores.
• Não comunicar ou anotar férias do empregado: toda saída de férias deve ser comunicada ao empregado com 30 dias de antecedência e registrada corretamente. Se a empresa não informa as férias no sistema (eSocial) ou deixa de fazer o comunicado formal, pode receber multa administrativa. Essa multa é relativamente menor, em torno de R$ 170,00 por empregado que teve férias não registradas ou comunicadas de forma incorreta. Pode parecer um valor baixo, mas é um custo que se soma e ainda indica falhas na gestão de pessoal – algo que pode chamar a atenção para fiscalizações mais amplas.
• Atrasos ou erros na folha de pagamento (informações do eSocial): com a implantação do eSocial, dados como fechamento da folha, remunerações, horas extras, contribuições previdenciárias etc. devem ser enviados dentro dos prazos mensais estipulados. O não envio das informações da folha de pagamento ou o descumprimento das novas exigências do eSocial pode acarretar multas a partir de R$ 1.812,87 por evento. Por exemplo, se uma empresa deixa de informar ao eSocial a remuneração dos funcionários ou atraso no fechamento da folha, ela pode ser multada em valores na casa de milhares de reais, mesmo sendo de pequeno porte. Cada obrigação trabalhista específica (como GFIP/SEFIP, RAIS, CAGED – agora unificadas no eSocial) tem base legal para multa se não for cumprida; o eSocial consolidou essas obrigações, mas não eliminou as penalidades. Portanto, disciplina e atenção redobrada com os eventos periódicos e não periódicos do eSocial são essenciais para evitar multas em cascata.

Dica: para evitar multas trabalhistas, formalize todos os funcionários desde o primeiro dia, utilize o eSocial corretamente (certificado digital, envios nos prazos), e mantenha um controle rigoroso de folhas, férias, FGTS e demais obrigações trabalhistas. Calendários de obrigações trabalhistas (como envio de eventos do eSocial, pagamento de salários até o 5º dia útil, depósito do FGTS até dia 7, décimo terceiro, etc.) devem ser seguidos à risca. Também vale treinar alguém do RH/Departamento Pessoal ou contar com uma assessoria especializada para não perder prazos. Lembre-se de que, no âmbito trabalhista, além das multas financeiras, descumprir a lei pode prejudicar a imagem da empresa e gerar impedimentos (por exemplo, a empresa com FGTS em atraso não consegue Certidão Negativa, ficando proibida de participar de licitações ou obter crédito até regularizar).

Outras Obrigações Legais e Multas (Licenças e Regulamentos)

Além dos aspectos tributários e trabalhistas, há outras leis e regulamentos que as empresas do Simples Nacional (seja comércio, serviço ou indústria) precisam observar. O não cumprimento dessas normas também pode resultar em multas ou até na interrupção das atividades. Destacamos dois pontos de atenção:

• Alvará de funcionamento e licenças municipais: toda empresa precisa de alvará ou licença de funcionamento emitida pela prefeitura para operar legalmente em seu endereço. Manter um negócio sem esse documento acarreta riscos significativos, incluindo multas administrativas que variam conforme a cidade e o porte do empreendimento. Em muitos municípios, as multas por falta de alvará podem ir de aproximadamente R$ 500 até R$ 10.000 (e podem aumentar em caso de reincidência). Por exemplo, na capital São Paulo, multas por operar sem alvará podem chegar a alguns milhares de reais e a empresa ainda fica sujeita à interdição (fechamento compulsório) do estabelecimento até regularizar a licença. Dica: verifique na sua prefeitura os requisitos de licença e renove o alvará anualmente (quando aplicável). O custo da taxa de alvará é baixo perto da multa e dos transtornos de uma interdição.
• Licenças ambientais e sanitárias (conforme o ramo): negócios industriais, do setor de alimentos, saúde e outros segmentos específicos devem obter licenças ambientais ou sanitárias para funcionar. Operar sem a devida licença ambiental pode ser considerado infração gravíssima. A legislação federal (Decreto 6.514/2008) prevê multa de R$ 500,00 a R$ 10.000.000,00 (meio bilhão de reais) para quem funcionar sem licença ambiental, a depender da gravidade e do porte do empreendimento. Claro, pequenas empresas tendem a receber multas bem mais baixas dentro desse intervalo, mas mesmo assim, valores de alguns milhares de reais não são incomuns se uma fábrica ou oficina, por exemplo, operar sem licença. Além da multa, há risco de crime ambiental (pena de detenção de 6 meses a 1 ano) e imposição de paralisação das atividades até regularizar a situação. Da mesma forma, empresas de alimentação sem licença sanitária (vigilância sanitária) podem ser multadas e ter seus produtos apreendidos. Dica: informe-se sobre as licenças setoriais que seu negócio precisa – ambientais, sanitárias, Corpo de Bombeiros (AVCB), etc. – e providencie todas antes de iniciar ou expandir operações. A falta dessas licenças, além das multas, gera riscos à segurança e à saúde pública, portanto a fiscalização costuma ser rigorosa.

Resumindo: estar em conformidade com todas as leis aplicáveis ao seu negócio é a melhor forma de evitar penalidades. Cada setor (comércio, serviços, indústria) tem requisitos específicos – do livro de reclamações do PROCON em lojas, passando por registros em conselhos de classe em empresas de serviços especializados, até normas técnicas de segurança em indústrias. Faça um checklist das obrigações legais do seu ramo e mantenha tudo regularizado. A prevenção é sempre menos custosa do que remediar multas e problemas posteriores.

Como funciona o cálculo do Simples Nacional?

FAQ – Multas no Simples Nacional: Tire suas Dúvidas

1. Quais são as multas mais comuns para empresas do Simples Nacional?

As principais multas envolvem:

• Atraso no pagamento do DAS (multa de mora de 0,33% ao dia, limitada a 20%);
• Entrega fora do prazo das declarações (PGDAS-D e DEFIS);
• Falta de emissão de nota fiscal (multa de 10% a 100% do valor da operação);
• Falhas trabalhistas (como não registrar o empregado ou atrasar o FGTS);
• Ausência de alvarás e licenças obrigatórias.

2. Qual o valor da multa por não pagar o DAS na data certa?

A multa é de 0,33% por dia de atraso, limitada a 20% do valor do imposto. Também há juros com base na taxa Selic, acumulando mensalmente.

3. O que acontece se eu atrasar a entrega do PGDAS-D ou da DEFIS?

Você paga 2% ao mês de multa sobre os tributos declarados, limitada a 20%. A multa mínima é de R$ 50,00 para o PGDAS-D e R$ 200,00 para a DEFIS, mesmo que o valor declarado seja zero.

4. Minha empresa não emitiu nota fiscal. O que pode acontecer?

Você pode ser multado em até 100% do valor da venda ou serviço não declarado. Além disso, corre risco de apreensão de mercadoria, autuação fiscal e problemas com clientes e fornecedores.

5. Empresas do Simples precisam seguir a CLT e o eSocial?

Sim! Mesmo microempresas devem registrar empregados, recolher FGTS, informar férias, fazer folha de pagamento correta, entre outros. O eSocial unificou essas obrigações, mas as multas continuam se houver erro ou atraso.

Saiba mais sobre como funciona o calculo do Simples Nacional no video feito pela CLM Controller a baixo:

Dicas Finais para Evitar Multas na Sua Empresa

Depois de conhecer tantas multas e suas causas, a pergunta que fica é: como evitar esses problemas? A seguir, reunimos algumas dicas práticas para ajudar o empresário do Simples Nacional a se manter nos eixos e longe das autuações:

• Organize um calendário de obrigações: marque em agenda todas as datas de pagamento de impostos (DAS, FGTS, INSS etc.) e de envio de declarações (PGDAS-D, DEFIS, eSocial, notas fiscais, etc.). Antecipe-se aos prazos – não deixe para o último dia.
• Automatize e use lembretes: utilize softwares de gestão contábil/fiscal ou mesmo alarmes no celular para lembrá-lo dos prazos importantes. Ferramentas do Simples Nacional (como o app do PGDAS) permitem configurar alertas para débitos abertos. A tecnologia é uma aliada para não esquecer obrigações.
• Mantenha a documentação em dia: emita nota fiscal para todas as vendas e guarde os comprovantes. Tenha controles internos para registro de vendas, pagamentos de funcionários e demais movimentações. Uma documentação bem organizada facilita cumprir as obrigações acessórias sem erros.
• Capacite sua equipe e terceirizados: certifique-se de que funcionários responsáveis por financeiro, faturamento ou RH conheçam as obrigações legais da empresa. Invista em treinamento básico sobre emissão de NF, procedimentos do eSocial, etc. Se você é o único na administração, busque conhecimento – Sebrae, cursos rápidos e consultorias podem ajudar.
• Conte com apoio contábil especializado: talvez a dica mais importante. Ter uma assessoria contábil confiável faz toda a diferença para evitar multas. Um bom contador vai monitorar prazos, calcular tributos corretamente e orientar sobre as leis aplicáveis, deixando você livre para tocar o negócio. Muitas autuações ocorrem por falta de conhecimento ou acompanhamento – com profissionais ao seu lado, as chances de erro caem drasticamente.

Seguindo essas práticas, sua empresa terá muito mais tranquilidade para crescer dentro da lei. Lembre-se: estar em conformidade não é apenas evitar multas, mas também garantir credibilidade perante clientes, fornecedores e órgãos públicos. Empresas regulares têm acesso a crédito facilitado, podem participar de licitações e aproveitam incentivos governamentais – enquanto aquelas com pendências ficam barradas em várias oportunidades. Portanto, vale a pena investir na regularidade.

CLM Controller Contabilidade: Parceira para Manter sua Empresa em Dia

No fechamento, é importante destacar que você não precisa enfrentar tudo isso sozinho. A CLM Controller Contabilidade pode ser sua grande aliada na tarefa de cumprir obrigações e evitar multas. A CLM Controller é mais que um escritório de contabilidade tradicional – ela oferece um conjunto completo de serviços profissionais, com uma equipe de mais de 100 especialistas atendendo a mais de 500 clientes de todos os portes e segmentos. Para empresas do Simples Nacional, isso significa ter acesso a soluções sob medida em outsourcing contábil, fiscal, financeiro e de folha de pagamento, realizadas com eficiência e precisão, além de consultoria tributária e trabalhista estratégica para orientar suas decisões.

Com mais de 40 anos de experiência no mercado e foco na excelência, a CLM Controller cuida de toda a parte contábil, tributária e de conformidade do seu negócio, garantindo que impostos sejam calculados e pagos corretamente, que declarações (PGDAS, DEFIS, eSocial etc.) sejam entregues nos prazos, e que você esteja sempre atualizado sobre mudanças na legislação. Tudo isso reduz drasticamente o risco de multas e autuações, permitindo que você concentre energia no que realmente importa: fazer sua empresa crescer.

Além disso, a CLM Controller preza pelo atendimento próximo e personalizado. Cada cliente conta com o suporte de um gerente de conta dedicado, que acompanha as rotinas e esclarece dúvidas rapidamente, trazendo tranquilidade e confiança. Em outras palavras, a CLM Controller trabalha para que você durma tranquilo, sabendo que sua empresa está 100% em dia com o Fisco e as leis.

Se você quer evitar problemas com multas e ter segurança na gestão do seu negócio, considere conhecer os serviços da CLM Controller Contabilidade. Com a parceria certa, sua empresa do Simples Nacional pode aproveitar os benefícios desse regime sem surpresas desagradáveis, crescendo de forma sustentável e dentro da legalidade.

tenham seu trabalho, destacadamente na área contábil tributário e compliance e também nas áreas trabalhistas.

Conclusão: Estar atento às obrigações e contar com apoio especializado faz toda a diferença. As multas apresentadas aqui – seja por atraso no DAS, falta de nota fiscal ou descuidos trabalhistas – podem pesar no bolso e atrapalhar o desenvolvimento da sua empresa. Por isso, aplique as dicas preventivas e, se precisar de ajuda profissional, conte com a CLM Controller para guiá-lo no caminho da conformidade. Assim, você foca no seu empreendimento, enquanto a contabilidade cuida para que tudo esteja em ordem. Com informação, organização e bons parceiros, sua empresa do Simples Nacional estará protegida de multas e preparada para prosperar!