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O termo Invoice em português significa “fatura”. Ele consiste em um documento semelhante a nota fiscal, emitido para transações feitas entre empresas e clientes de diferentes países.
Portanto, se você tem uma empresa que possui clientes de outros países, precisa saber o que é Invoice e como emitir esse documento.
O que é um documento Invoice?
Chamado de Invoice Internacional, ou apenas Invoice, trata-se de uma fatura emitida em transações comerciais entre uma empresa e clientes de outros países. É uma espécie de nota fiscal, emitida para a exportação ou importação de produtos ou serviços.
O Invoice tem a mesma relevância das notas fiscais emitidas em outros tipos de transação e deve ser emitido de maneira obrigatória em transações internacionais com valor acima de 3 mil dólares americanos.
A emissão correta do documento evita problemas com a Receita Federal.
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Qual a importância do Invoice?
Como já citamos acima, o Invoice é um documento que possui a mesma relevância de uma Nota Fiscal. É ele quem regulamenta a operação de venda e comprova que ela foi realizada conforme o previsto na legislação vigente.
A emissão do Invoice evita que as empresas tenham problemas com a fiscalização realizada pela Receita Federal e assegura que ela não tenha problemas relacionados com a sonegação fiscal.
Além disso, o preenchimento adequado do Invoice permite a isenção de alguns tributos estaduais e municipais. Como por exemplo, o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e o Imposto sobre Serviços (ISS).
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Como funciona?
O documento deve ser emitido sempre que houver uma operação de transação comercial internacional, podendo ser uma importação ou exportação de produtos ou serviços.
Embora seja recomendada a emissão do Invoice sempre que houver esse tipo de operação, ele não é obrigatório em todas elas. Veja a seguir.
[Artigo]: Qual a importância da contabilidade no comércio exterior?
Emissão obrigatória
A emissão para regulamentar a operação deve acontecer de maneira obrigatória quando o valor for superior a 3 mil dólares americanos ou a mesma quantia equivalente em outra moeda.
Nesse caso, a emissão do documento é indispensável então para registro da transação comercial.
[Artigo]:Custos de Transportes e Tarifas Alfandegárias: Exportação e Importação no Brasil
Emissão indicada
Em operação com cobrança de valor inferior aos 3 mil dólares americanos, ou com valor equivalente em outra moeda, a emissão do documento é indicada. Sendo assim, mesmo não sendo obrigatória, acaba sendo indicada para evitar problemas futuros com órgãos de fiscalização.
O que deve constar no Invoice?
O Invoice é uma espécie de fatura de cobrança. Dessa forma, exige o preenchimento de uma série de informações, como:
- Número do documento;
- Data de emissão;
- Nome completo e endereço do emissor;
- Nome e endereço do destinatário;
- Descrição da mercadoria ou do serviço prestado, preferencialmente, utilizando a Nomenclatura Comum do Mercosul;
- Local de embarque e desembarque da mercadoria;
- Tipo de transporte a ser utilizado na operação comercial;
- Preço unitário do produto ou serviço, moeda utilizada na transação e valor total;
- Peso bruto, líquido e quantidade;
- Forma de pagamento;
- Condições e termos de vendas;
- Assinatura do emissor.
[Artigo]: Conheça quais são os incentivos fiscais para importadores
Quem faz Invoice?
O responsável pela emissão do Invoice é o vendedor ou prestador de serviço.
É por isso que todas as empresas que trabalham com transações internacionais devem estar cientes do procedimento de emissão do documento.
É importante saber que a emissão pode ocorrer de maneira diferente dependendo da região de localização. A orientação a respeito disso deve então ser buscada junto às prefeituras locais ou com o seu contador.
[Artigo]: O que é e como funciona a taxação de produtos importados?
Como preencher o Invoice?
A emissão do Invoice não segue um modelo padrão como ocorre nas notas fiscais e outros tipos de documentos. Dessa forma, cabe ao empresário definir a melhor forma de preenchimento, utilizando formulários prontos ou criando o próprio formulário.
O ideal é que o preenchimento seja feito no idioma do cliente ou em inglês, que é uma língua falada em todo o mundo. Isso garante a compreensão do documento.
A emissão deve ser feita em 3 vias iguais, todas assinadas e carimbadas por quem emitiu.
[Artigo]: Morosidade dos processos alfandegários: consequências e medidas para minimizar impactos
Quais são as taxas cobradas?
Apesar de a transação comercial internacional ser isenta de impostos estaduais e municipais, como ICMS e ISS, existem tributos que precisam ser pagos, como o IOF (Imposto sobre Operações Financeiras).
Atualmente, é cobrado então o valor de 0,38% sobre o valor da nota.
Além disso, pode haver a cobrança do Imposto de Renda. Isso depende então da natureza da operação.
[Artigo]: Deficiência na infraestrutura brasileira e seus impactos nas empresas de importação
O que é uma Invoice Number?
O Invoice Number corresponde a um código numérico sequencial utilizado para fazer a identificação de cada Invoice que é emitido por uma empresa.
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Quais são as principais informações contidas numa Invoice?
Já citamos acima quais são os dados e informações que devem constar no documento. Entre aqueles considerados como os principais estão:
- Dados completos do exportador e do importador;
- Dados completos da mercadoria (espécie, quantidade, o peso e outras características;)
- Valor da transação;
- Forma de pagamento;
- Meio de transporte e informações a respeito do frete;
- Termos de venda.
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