Invoice: o que é, como funciona e Modelo GRATUITO

Tempo de leitura: 6 minutos

O termo Invoice em português significa “fatura”. Ele consiste em um documento semelhante a nota fiscal, emitido para transações feitas entre empresas e clientes de diferentes países.

O QUE É INVOICE
As empresas que trabalham com transações internacionais devem estar cientes do procedimento de emissão do documento.

Portanto, se você tem uma empresa que possui clientes de outros países, precisa saber o que é Invoice e como emitir esse documento.

O que é um documento Invoice?

Chamado de Invoice Internacional, ou apenas Invoice, trata-se de uma fatura emitida em transações comerciais entre uma empresa e clientes de outros países. É uma espécie de nota fiscal, emitida para a exportação ou importação de produtos ou serviços.

O Invoice tem a mesma relevância das notas fiscais emitidas em outros tipos de transação e deve ser emitido de maneira obrigatória em transações internacionais com valor acima de 3 mil dólares americanos. 

A emissão correta do documento evita problemas com a Receita Federal.

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Qual a importância do Invoice?

Como já citamos acima, o Invoice é um documento que possui a mesma relevância de uma Nota Fiscal. É ele quem regulamenta a operação de venda e comprova que ela foi realizada conforme o previsto na legislação vigente.

A emissão do Invoice evita que as empresas tenham problemas com a fiscalização realizada pela Receita Federal e assegura que ela não tenha problemas relacionados com a sonegação fiscal.

Além disso, o preenchimento adequado do Invoice permite a isenção de alguns tributos estaduais e municipais. Como por exemplo, o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e o Imposto sobre Serviços (ISS).

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Como funciona?

O documento deve ser emitido sempre que houver uma operação de transação comercial internacional, podendo ser uma importação ou exportação de produtos ou serviços.

Embora seja recomendada a emissão do Invoice sempre que houver esse tipo de operação, ele não é obrigatório em todas elas. Veja a seguir.

[Artigo]: Qual a importância da contabilidade no comércio exterior?

Emissão obrigatória

A emissão para regulamentar a operação deve acontecer de maneira obrigatória quando o valor for superior a 3 mil dólares americanos ou a mesma quantia equivalente em outra moeda.

Nesse caso, a emissão do documento é indispensável então para registro da transação comercial.

[Artigo]:Custos de Transportes e Tarifas Alfandegárias: Exportação e Importação no Brasil

Emissão indicada

Em operação com cobrança de valor inferior aos 3 mil dólares americanos, ou com valor equivalente em outra moeda, a emissão do documento é indicada. Sendo assim, mesmo não sendo obrigatória, acaba sendo indicada para evitar problemas futuros com órgãos de fiscalização.

[Artigo]: Contador para empresa importadora: entenda a importância de ser assessorado por esse profissional

O que deve constar no Invoice?

O Invoice é uma espécie de fatura de cobrança. Dessa forma, exige o preenchimento de uma série de informações, como:

  • Número do documento;
  • Data de emissão;
  • Nome completo e endereço do emissor;
  • Nome e endereço do destinatário;
  • Descrição da mercadoria ou do serviço prestado, preferencialmente, utilizando a Nomenclatura Comum do Mercosul;
  • Local de embarque e desembarque da mercadoria;
  • Tipo de transporte a ser utilizado na operação comercial;
  • Preço unitário do produto ou serviço, moeda utilizada na transação e valor total;
  • Peso bruto, líquido e quantidade;
  • Forma de pagamento;
  • Condições e termos de vendas;
  • Assinatura do emissor.

[Artigo]: Conheça quais são os incentivos fiscais para importadores

Quem faz Invoice?

O responsável pela emissão do Invoice é o vendedor ou prestador de serviço. 

É por isso que todas as empresas que trabalham com transações internacionais devem estar cientes do procedimento de emissão do documento.

É importante saber que a emissão pode ocorrer de maneira diferente dependendo da região de localização. A orientação a respeito disso deve então ser buscada junto às prefeituras locais ou com o seu contador.

[Artigo]: O que é e como funciona a taxação de produtos importados?

Como preencher o Invoice?

A emissão do Invoice não segue um modelo padrão como ocorre nas notas fiscais e outros tipos de documentos. Dessa forma, cabe ao empresário definir a melhor forma de preenchimento, utilizando formulários prontos ou criando o próprio formulário.

O ideal é que o preenchimento seja feito no idioma do cliente ou em inglês, que é uma língua falada em todo o mundo. Isso garante a compreensão do documento.

A emissão deve ser feita em 3 vias iguais, todas assinadas e carimbadas por quem emitiu.

[Artigo]: Morosidade dos processos alfandegários: consequências e medidas para minimizar impactos

Quais são as taxas cobradas?

Apesar de a transação comercial internacional ser isenta de impostos estaduais e municipais, como ICMS e ISS, existem tributos que precisam ser pagos, como o IOF (Imposto sobre Operações Financeiras).

Atualmente, é cobrado então o valor de 0,38% sobre o valor da nota.

Além disso, pode haver a cobrança do Imposto de Renda. Isso depende então da natureza da operação.

[Artigo]: Deficiência na infraestrutura brasileira e seus impactos nas empresas de importação

O que é uma Invoice Number?

O Invoice Number corresponde a um código numérico sequencial utilizado para fazer a identificação de cada Invoice que é emitido por uma empresa.

[Artigo]: A complexidade fiscal no Brasil

Quais são as principais informações contidas numa Invoice?

Já citamos acima quais são os dados e informações que devem constar no documento. Entre aqueles considerados como os principais estão:

  • Dados completos do exportador e do importador;
  • Dados completos da mercadoria (espécie, quantidade, o peso e outras características;)
  • Valor da transação;
  • Forma de pagamento;
  • Meio de transporte e informações a respeito do frete;
  • Termos de venda.

[Artigo]: Inteligência fiscal: Uso de tecnologias avançadas para análise de dados e identificação de oportunidades de economia fiscal para as empresas

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