Funcionário vale quanto? Como estimar o custo por colaborador

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Um grande erro cometido pelos empresários é avaliar as despesas com os seus funcionários apenas com base nos salários – sem considerar todos os outros custos que estão envolvidos na contratação. Leia toda a matéria e saiba quanto custa um funcionário para sua empresa.

Antes mesmo de contratar um funcionário já é preciso encarar despesas com recrutamento e seleção de profissionais. Após realizada a contratação, surgem os gastos com capacitação, treinamento e as despesas mensais com salários e encargos.

É justamente quando analisamos esses encargos que os custos realmente aparecem. São muitos os encargos que estão envolvidos no pagamento do salário a um funcionário – chegando a elevar os gastos mensais em mais de 65%.

Para que você tenha mais consciência sobre os gastos mensais da sua empresa, veremos neste artigo quanto custa um funcionário para a sua empresa. Confira.

 

 

 

Como avaliar quanto custa um funcionário?

Para avaliar quanto custa um funcionário é necessário analisar todas as despesas que surgem no momento em que uma empresa decide fazer a contratação. Muito mais do que o valor do salário, são vários os custos que estão direta ou indiretamente relacionados.

Mesmo considerando as diferentes formas de contratação de funcionários e todas as alterações promovidas com as reformas trabalhistas, é possível destacar quais são os principais despesas que ajudam a entender quanto custa um funcionário para a sua empresa.

Recrutamento

Os gastos começam antes mesmo que o funcionário esteja trabalhando para a sua empresa. Desde o momento da divulgação de uma nova vaga já iniciam as despesas desse novo funcionário – que incluem todo o processo de recrutamento e seleção do candidato.

Capacitação e treinamento

Depois de contratado, o funcionário precisa passar por um período de treinamento e capacitações, certo? Em muitas empresas, esses são gastos recorrentes ao longo dos anos – representando mais despesas.

Salário

Ao analisar quanto custa um funcionário para a empresa, o salário é o principal valor considerado, não é? Mesmo com todos os outros gastos que estão relacionados ao salário pago, esse continua sendo o maior custo de um funcionário para a organização.

Benefícios e encargos

Os benefícios e encargos representam uma parte significativa do custo total de um funcionário para a empresa. Nessa composição entram INSS, FGTS, 13º salário, férias, vale-transporte e demais despesas previstas na legislação trabalhista.

No campo dos benefícios, o vale-transporte é o único obrigatório por lei. Os demais como vale-refeição, vale-alimentação, seguro de vida e convênio médico somente são exigidos quando previstos na convenção coletiva da categoria. Fora isso, a empresa pode oferecê-los de forma voluntária, seja para reter talentos, atrair novos colaboradores ou fortalecer sua política interna de valorização do time.

As obrigações relacionadas à medicina e segurança do trabalho também fazem parte desse cálculo, integrando o SST (Saúde e Segurança do Trabalho). Esses custos envolvem programas de prevenção, exames obrigatórios e medidas de proteção ao trabalhador, que devem ser mantidos de forma contínua.

Além desses itens, existe ainda o GILRAT, resultado do cálculo entre o RAT (Risco Ambiental do Trabalho) e o FAP (Fator Acidentário de Prevenção).
O RAT possui alíquotas que variam de 1% a 3%, conforme o grau de risco da atividade da empresa, determinado pelo CNAE preponderante.

Já o FAP é um multiplicador que pode variar de 0,50 a 2,00, aplicado de acordo com o histórico de acidentes e afastamentos dos últimos dois anos.

Esse cálculo impacta diretamente o custo final de um funcionário, podendo aumentar ou reduzir a contribuição destinada ao financiamento de aposentadorias e benefícios decorrentes de acidentes de trabalho.

Leia também: Tudo sobre o INSS para o empresário

Outros custos

Além dos encargos trabalhistas, podem existir custos adicionais que variam conforme a política interna de cada empresa. Um exemplo comum é o investimento em uniformes, que precisam ser repostos periodicamente.

Análise dos custos de um funcionário

Apesar de todos os custos que acabamos de ver, grande parte das despesas relacionadas ao funcionário estão concentradas no salário e nos encargos. Além disso, são justamente esses os gastos mais difíceis de serem identificados pelos empresários.

Empresas optantes pelo Simples Nacional

Já as empresas optantes pelo Simples Nacional estão isentas de recolherem alguns tributos e encargos. Por essa razão, os custos de manter um funcionário também são menores:

• Férias: 11,11%
• 13º salário: 8,33%
• FGTS: 8%
• FGTS/Provisão de multa para rescisão: 4%
• Previdenciário sobre 13º/Férias/DSR: 7,93%
• Total: 39,37%

Isso significa que um mesmo funcionário que possui um salário de R$2.000,00 pode representar um custo aproximado de R$2.788,00 para uma empresa do Simples Nacional – além dos gastos com Vale Transporte e Vale Refeição.

Custo de um funcionário no Lucro Presumido

Para empresas enquadradas no Lucro Presumido, o cálculo do custo de um funcionário segue a mesma estrutura de encargos das empresas em regime fora do Simples Nacional. Os principais componentes incluem INSS patronal (20%), FGTS (8%), provisão para multa rescisória (4%), SAT/RAT (1% a 3%), sistema “S” (aprox. 5,8%), além das provisões de férias e 13º salário. Na soma, esses encargos geralmente adicionam cerca de 68% ao valor do salário base.

Isso significa que um colaborador contratado por R$ 2.000 mensais representa um custo aproximado de R$ 3.360 por mês para a empresa, sem considerar benefícios opcionais como vale-refeição, vale-transporte, planos de saúde ou bônus. Esse percentual pode variar conforme convenção coletiva, grau de risco, benefícios internos e políticas de gestão de pessoas.

Custo de um funcionário no Lucro Real

Empresas no Lucro Real também enfrentam custos trabalhistas semelhantes. Esse regime exige contabilidade mais detalhada e apuração exata de lucro, mas o conjunto de encargos sobre a folha permanece igual ao do Lucro Presumido. Assim, para cada salário pago, incidem todos os encargos obrigatórios — INSS patronal, FGTS, provisões, SAT/RAT, sistema “S” e tributos previdenciários sobre férias e 13º.

Na prática, isso significa que o custo adicional também gira em torno de 68% sobre o valor do salário, resultando no mesmo impacto financeiro demonstrado no exemplo anterior. A diferença entre Lucro Real e Presumido está no tratamento tributário sobre faturamento e lucros, não na folha de pagamento.

Comparativo simplificado entre os regimes

Mesmo com estruturas tributárias distintas, os regimes Lucro Real e Lucro Presumido têm praticamente o mesmo custo trabalhista obrigatório. O que muda é o impacto financeiro indireto: empresas do Lucro Real trabalham com margens apertadas e maior controle de créditos fiscais, enquanto o Lucro Presumido utiliza uma base presumida que pode gerar mais folga ou mais pressão dependendo do setor.

Assim, entender o custo de um funcionário exige olhar além dos encargos — é necessário analisar a saúde financeira do negócio, o segmento, a sazonalidade e a estratégia de crescimento.

A Reforma Tributária muda o custo de um funcionário?

Até o momento, a Reforma Tributária (EC 132/2023) não altera diretamente encargos trabalhistas como FGTS, INSS patronal, Férias, 13º ou SAT/RAT. Esses componentes continuam funcionando da mesma forma nos regimes Simples, Presumido e Real.

O que muda com a reforma é o sistema de tributação sobre consumo, com a criação da CBS (federal) e do IBS (estadual/municipal). Isso afeta o faturamento, os preços, as margens e o planejamento financeiro das empresas — e, de forma indireta, pode influenciar decisões de contratação, expansão e estrutura de folha.

Empresas que atuam em setores com alíquotas mais altas de CBS/IBS podem sentir aumento de custos operacionais, o que reduz a capacidade de contratação. Por outro lado, negócios que ganham eficiência com a não cumulatividade plena podem ter mais espaço para investir em pessoal.

Em resumo: o custo direto da folha não muda, mas o cenário econômico e tributário pode influenciar quanto cada empresa conseguirá investir em equipe.

Por que revisar os custos agora?

Com a transição tributária prevista entre 2026 e 2033, a tendência é que empresas de todos os setores revisem sua composição de custos — especialmente folha de pagamento. A integração entre a apuração tributária e os novos modelos de cálculo exigirá maior organização financeira, controles mais transparentes e revisão estratégica dos custos fixos.

Fazer simulações de cenários com e sem reforma, considerando CBS/IBS, margens atuais e crescimento esperado, ajuda a planejar contratações de forma segura.

Você gostou das dicas para identificar quanto custa um funcionário para a sua empresa? Ficou com alguma dúvida sobre o assunto? Deixe o seu comentário!