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Descubra os perigos de negligenciar a conformidade fiscal em seu negócio — e as dicas para cumprir as obrigações.
A conformidade fiscal é um tema central para a sustentabilidade e legalidade de qualquer empreendimento e se relaciona ao cumprimento das leis e regulamentos tributários estabelecidos pelas autoridades competentes. O que ocorre quando isso não é feito?
Este artigo discutirá os principais riscos de empresas que não mantêm as suas obrigações fiscais em dia. Também explicaremos o conceito de conformidade fiscal e destacaremos os as consequências de um comportamento negligente em relação à regulação tributária. Boa leitura!
O que é a conformidade fiscal?
No universo corporativo, a conformidade fiscal empresarial engloba o conjunto de práticas e procedimentos que uma empresa implementa para aderir rigorosamente às leis e regulamentos fiscais definidos pelas autoridades governamentais.
Uma organização em dia com as suas obrigações cumpre integralmente a legislação aplicável: ela efetua o registro e o pagamento correto de impostos, emite notas fiscais válidas, mantém uma contabilidade precisa e atende a todas as outras exigências legais da área fiscal.
Quais são os desafios para adotá-la?
Implementar a conformidade fiscal impõe desafios significativos às empresas. Conhecer a complexa carga tributária incidente sobre cada etapa operacional — desde folha de pagamento e aquisição de insumos até a venda final, considerando as particularidades de cada setor — é o primeiro deles e demanda um mapeamento detalhado e constante atualização.
Outro desafio significativo é evitar erros de informação em processos como emissão de notas fiscais, apuração de impostos e envio de dados contábeis. As falhas atraem a atenção dos órgãos fiscalizadores e geram autuações. A atenção redobrada na inserção de dados é, portanto, indispensável.
A padronização de arquivos tributários e fiscais é outro ponto crítico. Erros de formato impedem o envio ou o recebimento dos documentos pelos órgãos fiscalizadores, comprometendo a conformidade. Garantir a padronização minimiza esses riscos.
Por fim, eliminar atrasos nas entregas de obrigações fiscais, diante de um calendário extenso e complexo, requer planejamento estratégico e soluções eficientes. Contar com tecnologias e profissionais externos que possam dominá-las é uma estratégia a se considerar.
Quais são os riscos de não manter a conformidade fiscal?
multas e penalidades; danos à reputação; pagamentos desnecessários; diminuição das oportunidades de negócio; perda de credibilidade quanto às autoridades fiscais; aumento dos custos:
1. Multas e penalidades financeiras
A não conformidade fiscal expõe a empresa a uma variedade de sanções financeiras impostas por órgãos como a Receita Federal, Secretarias Estaduais e Municipais de Fazenda.
As multas podem ser proporcionais ao valor do tributo não pago, quando são acrescidas de juros e correção monetária, ou fixas, dependendo da natureza da infração — atrasos na entrega de declarações, erros de preenchimento, omissão de receitas, entre outros.
Em casos de sonegação fiscal comprovada, as multas atingem percentuais elevados sobre o valor devido. Isso compromete seriamente o fluxo de caixa do negócio e a capacidade de lucratividade da empresa. Dependendo da gravidade da penalidade, a continuidade do negócio é inviabilizada.
2. Danos à reputação
A reputação de uma empresa é um ativo valioso, principalmente quando ela é avaliada positivamente pela maioria dos seus clientes e parceiros. Além disso, é um trabalho que demanda tempo e recursos por parte da organização.
No entanto, todos esses trunfos podem ruir rapidamente quando a empresa não cumpre suas obrigações fiscais. Notícias sobre autuações fiscais, processos judiciais por sonegação ou outras irregularidades minam a confiança de clientes, fornecedores, investidores e instituições financeiras.
Clientes podem optar por concorrentes com melhor reputação, fornecedores passam a hesitar em firmar parcerias de longo prazo. Os investidores se afastam, dificultando a captação de recursos.
Quando muitas empresas incorrem em fraudes fiscais, o governo terá a sua capacidade de arrecadação nacional comprometida. Assim, projetos e iniciativas populares são interrompidos ou cancelados. Esse é um exemplo de como a falta de conformidade arruína a boa relação que um empreendimento tem com seus consumidores.
Vale notar que a perda de credibilidade também afeta a capacidade da empresa de atrair e reter talentos, prejudicando seu capital humano. Afinal, os bons profissionais querem trabalhar em empreendimentos estáveis e de boa reputação, uma vez que as consequências respingam negativamente em seus próprios currículos.
3. Pagamentos desnecessários
A não adesão à conformidade fiscal acarreta graves consequências para uma empresa como multas pesadas que impactarão negativamente o seu caixa.
Como se não bastasse, o descumprimento recorrente das obrigações fiscais inviabiliza o funcionamento da Inscrição Estadual (IE) ou o Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) do empreendimento, impedindo efetivamente as suas operações.
4. Disputas e litígios legais
A detecção de inconsistências ou irregularidades fiscais deflagra investigações e autuações por parte das autoridades fiscais. A empresa será intimada a apresentar defesa, com possíveis consequências como longos e custosos processos administrativos e judiciais — ou seja, mais gastos desnecessários, como vimos no tópico anterior.
Os gastos envolvem honorários advocatícios, custas processuais, tempo dedicado pela equipe interna para preparar documentos e comparecer a audiências. Além do dispêndio financeiro, crescem as chances de que a empresa tenha seus bens bloqueados ou indisponibilizados durante o litígio, impactando sua capacidade operacional e financeira.
A incerteza jurídica prolongada também dificulta o planejamento e a tomada de decisões estratégicas. Outro possível problema é que a equipe jurídica interna talvez não esteja preparada o suficiente para uma batalha longa — e a contratação de novos profissionais também é algo bastante custoso.
Os litígios tributários são complexos e exigem acompanhamento jurídico especializado, envolvendo a análise de legislação específica, jurisprudência e a apresentação de provas robustas.
A duração desses processos é incerta, e o resultado desfavorável acarreta um passivo fiscal significativo, além dos danos à imagem e das consequências legais para os envolvidos.
5. Diminuição das oportunidades de negócio
Em setores regulamentados, a conformidade fiscal é um requisito essencial para a obtenção e manutenção de licenças e alvarás de funcionamento. A constatação de grave não conformidade costuma levar à suspensão ou revogação dessas licenças, impedindo a empresa de operar legalmente.
Sem as devidas autorizações, o negócio é forçado a interromper suas atividades, resultando em prejuízos financeiros significativos, perda de participação no mercado e, em última instância, o fechamento da empresa. Como se não bastasse, a obtenção de novas licenças após um histórico de não conformidade, é um processo complexo e demorado.
Além do aspecto legal, a impossibilidade de atuar é um duro golpe para o empreendimento — que teve que batalhar para criar uma rede de networking, com parceiros e clientes fieis. Mesmo que tudo seja restabelecido, os danos serão de longo prazo.
6. Restrições financeiras
Empresas com pendências fiscais frequentemente enfrentam dificuldades para acessar linhas de crédito bancárias e financiamentos, pois as instituições financeiras avaliam o risco de inadimplência e consideram a situação fiscal vigente como um dos principais critérios para prosseguir com as solicitações.
Além disso, o descumprimento recorrente das obrigações fiscais impede a participação em licitações públicas — um importante canal de negócios para muitas empresas.
A emissão de certidões negativas de débito (CND), documentos imprescindíveis para diversas operações comerciais e financeiras, é bloqueada para empresas com irregularidades fiscais, restringindo sua atuação no mercado e limitando seu potencial de crescimento e expansão.
Quais são algumas dicas para manter a conformidade fiscal?
Manter a conformidade fiscal significa atender a todas as obrigações contábeis, nos prazos corretos. Confira algumas dicas para cumprir esse objetivo:
- pague os tributos e entregue as declarações em dia — entregue as declarações (IRPJ, DCTF, DASN) e pague os tributos (PIS/COFINS, ICMS, ISS, INSS, IRPJ) sempre em dia. Lembre-se de que atrasos geram multas e, em alguns casos, outras penalidades;
- mantenha o controle das obrigações acessórias — emita as notas fiscais eletrônicas (NFs) corretamente, preenchendo todos os campos e mantenha as declarações acessórias, como a EFD ((Escrituração Fiscal Digital) e a ECD (Escrituração Contábil Digital), organizadas. Lembre-se de que falhas resultam em autuações;
- organize a sua contabilidade — contrate profissionais experientes para monitorar obrigações e fazer escolhas que possam beneficiar financeiramente a empresa, como a escolha de um regime tributário mais adequado. Trabalhar com bons contadores também ajudam na organização de documentos e na otimização do fluxo de caixa;
- mantenha-se atualizado em relação às leis — acompanhe os sites especializados e a imprensa para conhecer as mudanças em normas fiscais, em tempo hábil. Isso ajuda a evitar erros e, claro, multas e penalidades;
- realize uma auditoria. Esse trabalho, que pode ser realizado internamente ou por profissionais externos, ajuda a manter a conformidade fiscal, uma vez que identificam erros e inconsistências que podem gerar problemas futuros. Caso seja conduzida por uma equipe interna, é muito importante que os resultados sejam os mais imparciais possíveis.
A não conformidade fiscal tem consequências para as empresas — e nenhuma delas é realmente boa. Desde multas e sanções até a possibilidade de ter que fechar o negócio, mostramos como a observância das normas fiscais é o melhor caminho para manter um empreendimento sustentável.
Mesmo que uma empresa envolvida com problemas de conformidade fiscal possa se recuperar financeiramente, o dano à sua imagem poderá ser irreversível. Inclusive, essa característica será utilizada pelos concorrentes para desacreditar o seu negócio. Portanto, o cumprimento irrestrito das leis surge como a única resposta possível.
Quer manter a sua empresa em estrita conformidade fiscal, de modo a manter bem longe os problemas com os órgãos de controle, como a Receita Federal? Então, conheça as soluções da CLM Controller contabilidade e descubra o que podemos fazer para melhorar a performance financeira!
